Choisir d’externaliser l’accueil téléphonique : les bonnes raisons

L’externalisation est de plus en plus populaire auprès des entreprises françaises, depuis quelques années. L’accueil téléphonique figure notamment parmi les fonctions qui sont les plus confiées à des prestataires. Vous trouverez ci-dessous les avantages dont une société profite lorsqu’elle externalise son accueil téléphonique. Par ailleurs, il sera également abordé les points importants à tenir en compte lorsque l’on décide d’adopter cette stratégie.

Confier l’accueil téléphonique à un prestataire externe, afin de réduire les coûts

L’une des raisons les plus importantes pour lesquelles une entreprise décide d’externaliser son accueil téléphonique est la réduction des coûts. Beaucoup choisissent entre autres de déléguer cette fonction à une agence spécialiste de la réception d’appel à Madagascar ou autres destinations intéressantes financièrement. Toutefois, il faut remarquer que sous-traiter cette tâche s’avérera toujours rentable, que ce soit chez un prestataire oeuvrant dans la réception d’appel à Madagascar ou chez un autre en Hexagone.

Cette réduction des coûts se remarque fortement lorsque la société doit gérer un grand volume d’appels dans le cadre de ses activités. De plus, externaliser donne l’occasion de compenser un manque de personnel, que cela soit temporaire ou permanent. En outre, cette solution permet de faire des économies sur différents postes. On peut, par exemple, mentionner les frais d’abonnement téléphonique, ou les charges de l’entreprise en matière de congés payés ou de vacances des employés, ou encore l’équipement prévu pour le personnel.

Opter pour l’externalisation afin de profiter d’un service client amélioré

Ne pas pouvoir joindre un service client procure généralement le sentiment d’être ignoré et cela s’accompagne d’une frustration plus ou moins grande. Toutefois, une enquête réalisée en 2015 par l’Institut français d’opinion publique (IFOP) a montré que 65 % des Français n’arrivent pas à entrer en contact avec un service client après quelques tentatives. Pourtant, il est également important de noter que 2/3 des clients et prospects ne rappellent plus si le standardiste ne décroche pas le téléphone.

Ces chiffres permettent de constater à quel point l’accueil téléphonique est essentiel. Entre autres, il s’agit d’un moyen de se démarquer et de ne pas prendre le risque de perdre des opportunités d’affaires. De plus, en confiant cette fonction à un prestataire externe, la société s’assure que toutes les demandes de ses clients seront prises en charge rapidement. Cela permet d’éviter les musiques d’attentes interminables tout en veillant à ce que le client soit bien accueilli de manière la plus professionnelle qui soit.

Des points à prendre en compte si l’on se décide à externaliser son accueil téléphonique

Le service client est aujourd’hui fondamental pour la vie de l’entreprise. En effet, la satisfaction du client en dépend en grande partie. Cependant, si l’on prend la décision d’opter pour l’externalisation, il est crucial de collaborer avec le bon partenaire.

En effet, ce dernier constituera le premier contact entre la société et ses prospects. De ce fait, il est nécessaire de travailler avec un prestataire sérieux qui connaît l’entreprise ainsi que ses produits ou services. Par ailleurs, il faut également veiller à bien déterminer le plan de dialogue que l’opérateur téléphonique doit mener. Enfin, le prestataire doit être en mesure d’assurer ses tâches sur la plage horaire souhaitée par l’entreprise.